Diktiersoftware für Versicherer: Schadenmails und Vermerke sprechen

Was Sie diktieren, bleibt vertraulich: Verarbeitung in der EU, Vertraulichkeit im Auftragsverarbeitungsvertrag festgeschrieben, und auf unseren Servern bleibt nichts gespeichert.

In der Schadenabteilung wartet die nächste Meldung, in der Leistungsprüfung der nächste Arztbericht, und im Kundenservice fragen Versicherte nach dem Stand. Jede Antwort ist eine Mail, jeder Fall braucht einen Vermerk für die Akte. Ein großer Teil des Tages ist Schreiben.

Mit Sprachtaste sprechen Sie diese Texte, statt sie zu tippen, am Windows-PC oder am Mac. Sie klicken in Outlook, in Ihr Bestandssystem im Browser oder in Word, halten Strg + Leertaste und sprechen. Beim Loslassen steht dort ein fertiger Text, ohne „ähm“. Verbessern Sie sich mittendrin, steht nur die richtige Fassung da.

Die Antwort auf eine Schadenmeldung

Eine Kundin meldet einen Wasserschaden und fragt, was sie jetzt tun soll. Sie klicken in Outlook auf Antworten und sprechen die Liste der Unterlagen gleich mit. Beim Termin verbessern Sie sich mittendrin:

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Wasserschaden in der Küche

Sabine Krüger Heute, 09:12

Sehr geehrte Damen und Herren,

am Wochenende ist in unserer Küche ein Wasserschaden entstanden. Was muss ich jetzt tun?

Mit freundlichen Grüßen
Sabine Krüger

DS

Daniel Schulz

Antwort an Sabine Krüger

Sehr geehrte Frau Krüger,

vielen Dank für Ihre Meldung. Damit wir den Schaden schnell regulieren können, schicken Sie mir bitte noch:
- Fotos von den beschädigten Stellen,
- die Rechnung des Installateurs,
- eine kurze Liste der beschädigten Gegenstände mit Kaufjahr.

Ein Gutachter wird sich nächste Woche bei Ihnen melden, um einen Termin zu vereinbaren.

Mit freundlichen Grüßen
Daniel Schulz

Senden

Gesprochen: Frau Krüger, danke für Ihre Meldung, damit wir den Schaden schnell regulieren können, schicken Sie mir bitte noch, Aufzählung, Fotos von den beschädigten Stellen, nächster Punkt, die Rechnung des Installateurs, nächster Punkt, eine kurze Liste der beschädigten Gegenstände mit Kaufjahr, ähm, ein Gutachter meldet sich diese Woche, nein, nächste Woche bei Ihnen für einen Termin

Sprachtaste erkennt, dass Sie eine E-Mail schreiben, und setzt Anrede, Liste und Gruß. Aus „diese Woche, nein, nächste Woche“ wird nächste Woche. Mehr dazu im Ratgeber zum Diktieren in Outlook.

Der Vermerk zur Leistungsprüfung

Der Antrag auf Kostenübernahme liegt vor, der Klinikbericht auch. Was noch fehlt und wer was bis wann tut, sprechen Sie direkt in den Vermerk:

Vermerk_Leistungspruefung_Peters.docx - Word

StartEinfügenÜberprüfenFKU

Vermerk zur Leistungsprüfung

Antrag von Herrn Peters auf Kostenübernahme für eine stationäre Reha nach einer Knieoperation. Der Bericht der Klinik liegt vor. Die Notwendigkeit ist aus meiner Sicht belegt. Offen ist noch die Stellungnahme des Hausarztes zur Vorerkrankung.

• Hausarzt anschreiben mit Frist bis 20. November
• Herrn Peters über den Stand informieren
• Wiedervorlage am 24. November

Gesprochen: Vermerk zur Leistungsprüfung, Antrag von Herrn Peters auf Kostenübernahme für eine stationäre Reha nach einer Knieoperation, der Bericht der Klinik liegt vor, die Notwendigkeit ist aus meiner Sicht belegt, offen ist noch die Stellungnahme des Hausarztes zur Vorerkrankung, Aufzählung, Hausarzt anschreiben mit Frist bis 20. November, nächster Punkt, Herrn Peters über den Stand informieren, nächster Punkt, Wiedervorlage am 24. November

Solche Vermerke enthalten Gesundheitsdaten. Wie Sprachtaste damit umgeht, steht weiter unten unter Schweigepflicht. Die App entscheidet nichts über die Leistung und schreibt nur auf, was Sie sagen.

Tarifnamen und Fachbegriffe einmal eintragen

Tarifnamen und Begriffe wie Unterversicherung, Neuwertentschädigung oder Anschlussheilbehandlung kennt eine allgemeine Spracherkennung nicht immer. Diese tragen Sie einmal im Vokabular von Sprachtaste ein. Danach schreibt die App sie so, wie Sie sie schreiben, ohne dass Sie die App auf Ihre Stimme einlernen. Schadennummern und Beträge lesen Sie vor dem Versand ohnehin gegen.

Viele Begriffe auf einmal fügen Sie über Liste einfügen ein, einen pro Zeile. Wer schon mit Dragon arbeitet, nimmt die Wortliste als Textdatei einfach mit.

Für Ihre IT und Ihre Ausgliederungsprüfung

Bei einem Versicherer prüfen vor der Freigabe meist IT, Datenschutz und Compliance. Die Fragen sind bekannt:

• Ausgliederung? Nach § 32 VAG bleibt ein Versicherer verantwortlich, wenn er Funktionen oder Versicherungstätigkeiten ausgliedert, und muss sich Auskunfts- und Weisungsrechte vertraglich sichern. Ob Sprachtaste für Ihr Haus eine Ausgliederung ist, beurteilen Sie. Sprachtaste schreibt Texte, die Ihre Mitarbeiter prüfen, und übernimmt keine Versicherungstätigkeit.
• DORA: Seit 17. Januar 2025 gilt die Verordnung über die digitale operationale Resilienz auch für Versicherer. Die Versicherungsaufsichtlichen Anforderungen an die IT (VAIT) hat die BaFin mit Ablauf des 16. Januar 2025 aufgehoben. Nach Art. 28 Abs. 3 DORA führt Ihr Haus ein Informationsregister zu seinen IKT-Dienstleistungen, also allem, was es an Informations- und Kommunikationstechnik einkauft. Anbieter, Unterauftragnehmer und Standorte finden Sie auf der Seite Dienstleister.
• Nachweise und Kontrollen: § 10 des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) regelt Nachweise und eine Prüfung vor Ort nach Ankündigung. Brauchen Sie darüber hinaus Klauseln nach Ihrem Muster, gehen wir sie gern mit Ihnen durch. Das gilt etwa für Zugangsrechte der Aufsicht nach § 32 VAG oder Vertragsinhalte nach Art. 30 DORA.
• Installation: Unter Windows pro Benutzer, ohne Administratorrechte. Netzwerkziele, Speicherorte und Updates stehen auf der Seite für die IT. Terminalserver, Citrix und zentrale Verteilung richten wir gemeinsam mit Ihrer IT ein.

Wir behaupten keine DORA-Konformität und keine Freigabe durch die Aufsicht. Die Pflichten aus DORA und VAG trägt Ihr Haus. Unsere Aufgabe ist, dass Sie für Ihre Prüfung alles finden, ohne lange nachzufragen.

Was gilt bei Schweigepflicht und Gesundheitsdaten?

Für Angehörige eines Unternehmens der privaten Kranken-, Unfall- oder Lebensversicherung gilt § 203 Abs. 1 Nr. 7 StGB. Diese Versicherer dürfen Dienstleister einbeziehen, wenn diese zur Verschwiegenheit verpflichtet sind (§ 203 Abs. 3). Diese Verpflichtung steht in § 6 des AVV. Sach- und Haftpflichtversicherer nennt die Vorschrift nicht. Für sie gilt die DSGVO, und Gesundheitsangaben aus Antrag oder Schaden sind in jedem Fall besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO.

Die Aufnahme geht verschlüsselt an unseren Server in Deutschland und von dort an Mistral AI, unseren Anbieter für Spracherkennung und Textaufbereitung, gehostet in der EU. Gespeichert wird nichts über die Erzeugung des Textes hinaus, nichts dient dem Training, und der Verlauf liegt nur auf dem Rechner des Mitarbeiters. Der Auftragsverarbeitungsvertrag gilt automatisch bei beruflicher Nutzung und nennt Gesundheitsdaten ausdrücklich. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen stehen in seiner Anlage.

Diese Angaben sind Fakten über Sprachtaste, keine Rechtsberatung. Ob sie für Ihr Haus genügen, entscheiden Sie.

Passt Sprachtaste zu Ihrem Haus?

Sprachtaste ist für den Schreibtisch gebaut, für Windows und für Macs mit Apple-Chip. Es schreibt überall, wo der Cursor steht, ohne Schnittstelle zu Ihrem Bestandssystem.

• Sie wollen erst mit wenigen Personen testen, etwa einem Team in der Schadenabteilung? Dafür ist Sprachtaste gebaut: Installation in zwei Minuten, 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.
• Sie brauchen einen Rahmenvertrag, Rechnung statt Kreditkarte oder einen Vertrag nach Ihrem Muster? Für mehrere Arbeitsplätze machen wir Ihnen ein eigenes Angebot, siehe Preise.

Sie arbeiten als Vermittler oder Makler? Dann lesen Sie auf der Seite für Versicherungsmakler weiter, dort geht es um Beratungsdokumentation und Besuchsberichte.

So testen Sie es in Ihrem Alltag

1. Beantworten Sie die nächste Kundenmail mit Strg + Leertaste in Outlook.
2. Diktieren Sie den nächsten Vermerk, statt ihn zu tippen.
3. Fügen Sie Ihre Tarifnamen und Fachbegriffe als Liste ins Vokabular ein.
4. Vergleichen Sie nach einer Woche, wie viel Tipparbeit weggefallen ist.

14 Tage kostenlos und unverbindlich am eigenen Schreibtisch testen, in 2 Minuten startklar, ohne Kreditkarte. Sprachtaste jetzt herunterladen

Transparenz, Quellen und Stand

Diese Seite veröffentlicht Sprachtaste. Die Beispiele sind erfunden. Die Ergebnisse in den Szenen hat Sprachtaste am 3. November 2026 erzeugt, mit dem Prompt der aktuellen App und Mistral Medium, aus dem gezeigten gesprochenen Text. Die Zeitangaben stammen aus einer eigenen Messung vom 21. Oktober 2026: echte E-Mails aus dem Arbeitsalltag, je einmal getippt und einmal mit Sprachtaste geschrieben, in wechselnder Reihenfolge, dazu das Sprechtempo beim Diktieren gegenüber 40 getippten Wörtern pro Minute. Die Tabelle rechnet mit viermal so schnell und 220 Arbeitstagen im Jahr. Für Ihren Alltag ist das ein Anhaltspunkt, kein Versprechen. Bestandssysteme, Terminalserver und Citrix haben wir nicht geprüft.

• § 203 StGB, Verletzung von Privatgeheimnissen
• § 32 VAG, Ausgliederung
• BaFin: DORA kommt, Änderungen bei den Anforderungen an die IT (10.01.2025)
• BaFin: Informationsregister und Anzeigepflichten nach DORA
• Verordnung (EU) 2022/2554 (DORA)
• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 9

Rechtliche Angaben am 3. November 2026 an den verlinkten Quellen geprüft. Abgerufen am selben Tag.