Diktierprogramm für Versicherungsmakler: Beratungen dokumentieren

Was Sie diktieren, bleibt vertraulich: Verarbeitung in der EU, Vertraulichkeit im Auftragsverarbeitungsvertrag festgeschrieben, und auf unseren Servern bleibt nichts gespeichert.

Das Beratungsgespräch war gut, der Kunde hat sich entschieden. Jetzt fehlt noch die Beratungsdokumentation, danach der Besuchsbericht für den Gewerbekunden von heute Vormittag und die Mail mit dem Angebot. Als Makler oder Vermittler schreiben Sie das alles selbst, meist am Abend.

Mit Sprachtaste sprechen Sie diese Texte, statt sie zu tippen, am Windows-PC oder am Mac. Sie klicken in Word, in Ihr Maklerverwaltungsprogramm oder in Outlook, halten Strg + Leertaste und sprechen. Beim Loslassen steht dort ein fertiger Text, ohne „ähm“. Verbessern Sie sich mittendrin, steht nur die richtige Fassung da.

Die Beratungsdokumentation direkt nach dem Termin

Nach § 61 VVG fragen Sie nach Wünschen und Bedürfnissen, beraten und geben die Gründe für jeden Rat an. Das alles dokumentieren Sie. Gleich nach dem Termin wissen Sie noch jedes Detail, also sprechen Sie es in zwei Minuten, am Laptop oder zurück am Schreibtisch. Mit „Absatz“ setzen Sie einen Umbruch, wo Sie ihn haben wollen:

Beratung_Yildiz.docx - Word

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Beratungsdokumentation

Gespräch mit Frau und Herrn Yildiz am 3. November bei den Kunden zu Hause

Wunsch ist die Absicherung der Familie nach der Geburt des zweiten Kindes.

Besprochen haben wir eine Risikolebensversicherung und eine Berufsunfähigkeitsversicherung für Herrn Yildiz.

Empfohlen habe ich eine Risikolebensversicherung über 300.000 Euro mit 20 Jahren Laufzeit, weil damit der Kredit für das Haus abgedeckt ist.

Die Berufsunfähigkeitsversicherung wollen die Kunden erst nach einem Gespräch mit dem Hausarzt angehen.

Gesprochen: Beratungsdokumentation, Gespräch mit Frau und Herrn Yildiz am 3. November bei den Kunden zu Hause, Wunsch ist die Absicherung der Familie nach der Geburt des zweiten Kindes, Absatz, besprochen haben wir eine Risikolebensversicherung und eine Berufsunfähigkeitsversicherung für Herrn Yildiz, ähm, empfohlen habe ich eine Risikolebensversicherung über 300.000 Euro mit 20 Jahren Laufzeit, weil damit der Kredit für das Haus abgedeckt ist, die Berufsunfähigkeitsversicherung wollen die Kunden erst nach einem Gespräch mit dem Hausarzt angehen

Den Text fügen Sie in Ihr Beratungsformular oder Ihr Maklerverwaltungsprogramm ein. Nach § 62 VVG bekommt der Kunde die Dokumentation vor dem Abschluss klar und verständlich in Textform. Ob sie vollständig ist, prüfen Sie selbst. Sprachtaste schreibt auf, was Sie sagen, und berät nicht mit.

Der Besuchsbericht beim Gewerbekunden

Ein Bäcker eröffnet eine neue Filiale, Sie waren vor Ort. Was passt, was fehlt und wer was bis wann tut, sprechen Sie direkt in den Bericht. Mit „Aufzählung“ und „nächster Punkt“ wird daraus eine Liste:

Besuchsbericht_Baeckerei_Hofmann.docx - Word

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Besuchsbericht

Termin am 3. November bei der Bäckerei Hofmann in Mannheim
Gesprächspartner: Herr Hofmann, Inhaber

Anlass ist die neue Filiale in der Innenstadt ab Januar.
Die Betriebshaftpflicht passt, die Geschäftsinhaltsversicherung deckt die neue Filiale aber noch nicht ab.

• Ich schicke bis 10. November ein Angebot für die Geschäftsinhaltsversicherung der neuen Filiale
• Herr Hofmann schickt mir die Inventarliste
• Nächster Termin: Anfang Dezember in der neuen Filiale

Gesprochen: Besuchsbericht, Termin am 3. November bei der Bäckerei Hofmann in Mannheim, Gesprächspartner Herr Hofmann, Inhaber, Anlass ist die neue Filiale in der Innenstadt ab Januar, ähm, die Betriebshaftpflicht passt, die Geschäftsinhaltsversicherung deckt die neue Filiale aber noch nicht ab, Aufzählung, ich schicke bis 10. November ein Angebot für die Geschäftsinhaltsversicherung der neuen Filiale, nächster Punkt, Herr Hofmann schickt mir die Inventarliste, nächster Punkt, nächster Termin Anfang Dezember in der neuen Filiale

Die Mail mit dem Angebot sprechen Sie genauso in Outlook. Sprachtaste erkennt, dass Sie eine E-Mail schreiben, und setzt Anrede, Absatz und Gruß. Mehr dazu im Ratgeber zum Diktieren in Outlook.

Tarifnamen und Fachbegriffe einmal eintragen

Namen Ihrer Kunden, Tarifnamen und Begriffe wie Berufsunfähigkeitsrente, Unterversicherung oder Beitragsrückerstattung kennt eine allgemeine Spracherkennung nicht immer. Im Vokabular von Sprachtaste tragen Sie sie einmal ein. Danach schreibt die App sie so, wie Sie sie schreiben, ohne dass Sie die App auf Ihre Stimme einlernen. Beträge und Vertragsnummern lesen Sie vor dem Versand ohnehin gegen.

Viele Begriffe auf einmal fügen Sie über Liste einfügen ein, einen pro Zeile. Wer schon mit Dragon arbeitet, nimmt die Wortliste als Textdatei einfach mit.

Was gilt für Kundendaten und Gesundheitsangaben?

In der Beratung zur Berufsunfähigkeit oder Krankenversicherung hören Sie Gesundheitsangaben. Das sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, und für diese Daten tragen Sie die Verantwortung. Die Schweigepflicht nach § 203 StGB, die etwa für Ärzte und Anwälte gilt, nennt Versicherungsvermittler nicht ausdrücklich. Sprachtaste behandelt jedes Diktat trotzdem so, als ginge es um ein Berufsgeheimnis:

• Der Weg der Daten: Die Aufnahme geht verschlüsselt an unseren Server in Deutschland und von dort an Mistral AI mit Sitz in Paris, unseren Anbieter für Spracherkennung und Textaufbereitung, gehostet in der EU.
• Speicherung: Unser Server leitet nur weiter und protokolliert keine Inhalte. Mistral speichert seit 19. Oktober 2026 weder Aufnahmen noch Texte länger, als es dauert, Ihren Text zu erzeugen. Nichts wird zum Training genutzt. Ihr Verlauf liegt nur auf Ihrem Rechner.
• Vertrag: Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO gilt automatisch bei beruflicher Nutzung, ohne Unterschrift und ohne Anfrage. Er nennt Gesundheitsdaten ausdrücklich, die Verschwiegenheit steht in § 6.

Diese Angaben sind Fakten über Sprachtaste, keine Rechtsberatung. Ob sie für Ihr Büro genügen, entscheiden Sie.

Passt Sprachtaste zu Ihnen?

Sprachtaste ist für den Schreibtisch und den Laptop gebaut, für Windows und für Macs mit Apple-Chip. Es schreibt überall, wo der Cursor steht, ohne Schnittstelle zu Ihrem Verwaltungsprogramm.

• Sie arbeiten allein oder mit wenigen Kollegen? Dann laden Sie Sprachtaste herunter und testen es 14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Installation in zwei Minuten.
• Ihr Maklerbüro braucht mehrere Arbeitsplätze, Rechnung statt Kreditkarte oder einen Vertrag nach Ihrem Muster? Dafür machen wir Ihnen ein eigenes Angebot, siehe Preise.

Sie arbeiten in einer Fachabteilung eines Versicherers? Dann lesen Sie auf der Seite für Versicherer weiter. Für Berater aus anderen Branchen gibt es die Seite für Selbstständige und Berater.

So testen Sie es in Ihrem Alltag

1. Sprechen Sie nach dem nächsten Beratungstermin die Dokumentation.
2. Diktieren Sie den nächsten Besuchsbericht, statt ihn zu tippen.
3. Fügen Sie Tarifnamen und Fachbegriffe als Liste ins Vokabular ein.
4. Vergleichen Sie nach einer Woche, wie viel Schreibarbeit am Abend weggefallen ist.

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Transparenz, Quellen und Stand

Diese Seite veröffentlicht Sprachtaste. Die Beispiele sind erfunden. Die Ergebnisse in den Szenen hat Sprachtaste am 3. November 2026 erzeugt, mit dem Prompt der aktuellen App und Mistral Medium, aus dem gezeigten gesprochenen Text. Die Zeitangaben stammen aus einer eigenen Messung vom 21. Oktober 2026: echte E-Mails aus dem Arbeitsalltag, je einmal getippt und einmal mit Sprachtaste geschrieben, in wechselnder Reihenfolge, dazu das Sprechtempo beim Diktieren gegenüber 40 getippten Wörtern pro Minute. Die Tabelle rechnet mit viermal so schnell und 220 Arbeitstagen im Jahr. Für Ihren Alltag ist das ein Anhaltspunkt, kein Versprechen. Maklerverwaltungsprogramme und Vergleichsrechner haben wir nicht geprüft.

• § 61 VVG, Beratungs- und Dokumentationspflichten des Versicherungsvermittlers
• § 62 VVG, Zeitpunkt und Form der Information
• § 203 StGB, Verletzung von Privatgeheimnissen
• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 9

Rechtliche Angaben am 3. November 2026 an den verlinkten Quellen geprüft. Abgerufen am selben Tag.