Steuerberatung
Diktiersoftware für Steuerberater: Mails und Vermerke diktieren
Inhalt dieses Artikels
- 1. Wie viel Zeit spart das?
- 2. Die Rückfrage zu fehlenden Belegen
- 3. Bescheide und Schreiben erklären
- 4. Der Aktenvermerk nach dem Telefonat
- 5. Mandantennamen und Fachbegriffe einmal eintragen
- 6. Wie steht es um die Verschwiegenheit?
- 7. Passt Sprachtaste zu Ihrer Kanzlei?
- 8. So testen Sie es in Ihrem Alltag
- 9. Transparenz, Quellen und Stand
Die Abschlüsse laufen, das Telefon klingelt, und im Postfach warten Mandanten auf Antwort: Welche Belege fehlen noch? Wann kommt der Bescheid? Muss ich gegen die Schätzung etwas tun? Jede dieser Mails ist schnell erklärt, aber langsam getippt. Und nach den Mails warten noch Aktenvermerke, Erklärungen zum Bescheid und Notizen in DATEV.
Mit Sprachtaste sprechen Sie all das, statt es zu tippen. Sie klicken
in Outlook ins Antwortfeld, halten Strg + Leertaste und sprechen. Beim
Loslassen steht eine fertige E-Mail da, mit Anrede, Absätzen und Gruß, ohne
„ähm“. In Word wird aus demselben Diktat Dokumenttext, und auch in DATEV
schreibt Sprachtaste überall dort, wo Ihr Cursor steht. Sprechen ist dabei
gemessen rund viermal so schnell wie Tippen.
Wie viel Zeit spart das?
Wir haben es gemessen: echte E-Mails aus dem Arbeitsalltag, einmal getippt und einmal mit Sprachtaste geschrieben, dazu das Sprechtempo beim Diktieren. Sprechen ist rund viermal so schnell wie Tippen. Eine Mail, für die Sie getippt zweieinhalb Minuten brauchen, ist mit Sprachtaste in unter einer Minute fertig. So viel Zeit gewinnen Sie damit:
| Gespart | pro Tag | pro Woche | pro Monat | pro Jahr |
|---|---|---|---|---|
| nur 15 Mails am Tag | fast 30 Minuten | über 2 Stunden | über 8 Stunden | über 100 Stunden |
| eine Stunde Schreibarbeit am Tag | 45 Minuten | fast 4 Stunden | fast 14 Stunden | über 160 Stunden |
Schon mit 15 Mails am Tag ist das fast eine halbe Stunde. Sprachtaste schreibt aber nicht nur Mails, sondern auch Aktenvermerke, Erklärungen zum Bescheid, Word-Dokumente und Teams-Nachrichten. Kommt so eine Stunde Schreibarbeit am Tag zusammen, gewinnen Sie fast vier Stunden pro Woche, im Jahr gut vier Arbeitswochen. Wann Sprechen schneller ist und wann Tippen, steht im Ratgeber zum Diktieren statt Tippen.
Die Rückfrage zu fehlenden Belegen
Sie gehen die Unterlagen durch und merken, was fehlt. Statt einer Notiz für später klicken Sie in Outlook auf Antworten und sprechen, auch mit einer Korrektur mittendrin:
Unterlagen für die Steuererklärung
Sabine Hoffmann
Guten Tag Herr Klein,
anbei meine Unterlagen für die Einkommensteuer. Fehlt noch etwas?
Viele Grüße
Sabine Hoffmann
Thomas Klein
Antwort an Sabine Hoffmann
Sehr geehrte Frau Hoffmann,
vielen Dank für die Unterlagen. Für die Einkommensteuer fehlen mir noch zwei Dinge:
- die Bescheinigung über die Kapitalerträge
- die Nebenkostenabrechnung für die vermietete Wohnung
Bitte schicken Sie mir beides bis nächsten Mittwoch.
Mit freundlichen Grüßen
Thomas Klein
Gesprochen: Frau Hoffmann, danke für die Unterlagen, für die Einkommensteuer fehlen mir noch zwei Dinge, Aufzählung, die Bescheinigung über die Kapitalerträge, nächster Punkt, die Nebenkostenabrechnung für die vermietete Wohnung, bitte schicken Sie beides bis Freitag, nein, bis nächsten Mittwoch
Sprachtaste erkennt, dass Sie eine E-Mail schreiben, und setzt Anrede, Liste und Gruß. Aus „Freitag, nein, bis nächsten Mittwoch“ wird Mittwoch. Mehr dazu im Ratgeber zum Diktieren in Outlook.
Bescheide und Schreiben erklären
Ein Mandant versteht seinen Bescheid nicht, oder die Nachzahlung ist höher als erwartet. Sie wissen die Antwort, sie muss nur verständlich aufgeschrieben werden. Sie sprechen sie so, wie Sie es am Telefon erklären würden, und Sprachtaste macht daraus einen sauberen Text:
Frage zum Steuerbescheid
Jan Wagner
Hallo Herr Klein,
warum muss ich so viel nachzahlen? Das hatte ich nicht erwartet.
Viele Grüße
Jan Wagner
Thomas Klein
Antwort an Jan Wagner
Sehr geehrter Herr Wagner,
die Nachzahlung ist höher, weil das Finanzamt die Fahrtkosten nur für 180 statt für 220 Tage anerkannt hat.
Wir legen dagegen Einspruch ein. Dafür brauche ich bis zum 15. November eine Bestätigung Ihres Arbeitgebers über Ihre Tage im Büro.
Mit freundlichen Grüßen
Thomas Klein
Gesprochen: Herr Wagner, die Nachzahlung ist höher, weil das Finanzamt die Fahrtkosten nur für 180 statt für 220 Tage anerkannt hat, ähm, wir legen dagegen Einspruch ein, dafür brauche ich bis zum 15. November eine Bestätigung Ihres Arbeitgebers über Ihre Tage im Büro
Zahlen, Paragrafen und Fristen lesen Sie vor dem Versand gegen. Sprachtaste rechnet nicht nach und prüft keine Rechtslage.
Der Aktenvermerk nach dem Telefonat
Direkt nach dem Gespräch sprechen Sie zwei Minuten in ein Word-Dokument oder ein Notizfeld: wer angerufen hat, was besprochen ist, was bis wann zu tun ist. Sprachtaste macht daraus einen gegliederten Vermerk:
Aktenvermerk: Telefonat mit Frau Yilmaz, Yilmaz Logistik GmbH, 21. Oktober
Das Finanzamt kündigt eine Betriebsprüfung für 2022 bis 2024 an. Beginn ist der 2. Dezember.
- Frau Yilmaz schickt bis Ende Oktober die Fahrtenbücher.
- Wir bereiten die Unterlagen zur Vorsteuer vor.
Gesprochen: Aktenvermerk, Telefonat mit Frau Yilmaz von der Yilmaz Logistik GmbH am 21. Oktober, das Finanzamt kündigt eine Betriebsprüfung für 2022 bis 2024 an, Beginn am 2. Dezember, Aufzählung, Frau Yilmaz schickt bis Ende Oktober die Fahrtenbücher, nächster Punkt, wir bereiten die Unterlagen zur Vorsteuer vor
Beim Telefonat selbst hört Sprachtaste nicht mit. Sie halten danach fest, was für die Akte zählt.
Mandantennamen und Fachbegriffe einmal eintragen
Firmennamen, Ortsnamen und Begriffe wie Investitionsabzugsbetrag oder Vorsteuervergütung kennt eine allgemeine Spracherkennung nicht immer. Diese tragen Sie einmal im Vokabular von Sprachtaste ein. Danach schreibt die App sie so, wie Sie es wollen, ohne Training auf Ihre Stimme. Steuernummern und Beträge prüfen Sie trotzdem vor dem Versand.
Wie steht es um die Verschwiegenheit?
Mandantendaten verlassen beim Diktieren Ihren Rechner. Bei Sprachtaste gilt:
-
Der Weg der Daten: Die Aufnahme geht verschlüsselt an unseren Server in Deutschland und von dort an Mistral AI mit Sitz in Paris, gehostet in der EU.
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Speicherung: Unser Server leitet nur weiter und protokolliert keine Inhalte. Mistral speichert seit 19. Oktober 2026 weder Aufnahmen noch Texte über die Erzeugung der Antwort hinaus (Zero Data Retention, also keine Aufbewahrung). Nichts wird zum Training genutzt. Ihr Verlauf liegt nur auf Ihrem Rechner. Für Ihre Prüfung liegen alle Unterlagen öffentlich bereit, ohne Anfrage und in jedem Tarif:
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Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Der Vertrag nach Art. 28 DSGVO gilt automatisch bei beruflicher Nutzung. Für Ihre Unterlagen nach § 62a StBerG schicken wir ihn Ihnen als PDF in Textform.
-
Verschwiegenheit nach § 203 StGB: steht in § 6 des AVV.
-
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM): als Anlage zum AVV. Darin stehen unter anderem verschlüsselte Verbindungen, Serverzugang nur per Schlüssel, keine Protokolle von Aufnahmen oder Texten und die Trennung der Nutzer.
-
Unterauftragnehmer: in § 7 des AVV und mit Sitz und Aufgabe auf der Seite Dienstleister.
Diese Angaben sind Fakten über Sprachtaste, keine Rechtsberatung. Woran Sie jede Diktier-App prüfen können, steht in unserer Checkliste für Diktier-Apps.
Passt Sprachtaste zu Ihrer Kanzlei?
Sprachtaste ist für den Schreibtisch gebaut, für Windows und für Macs mit Apple-Chip. Es schreibt überall, wo Ihr Cursor steht, ohne Server in der Kanzlei und ohne Einrichtung durch die IT.
- Ihre Kanzlei arbeitet in DATEVasp oder auf einem Terminalserver, und das Diktat soll dort mit der Akte verknüpft sein? Dann ist eine Lösung aus dem DATEV-Umfeld wie HighSpeech der naheliegende Weg. Sprachtaste in einer Remote-Desktop-Sitzung haben wir noch nicht geprüft. Sprechen Sie uns an, dann testen wir es gemeinsam an Ihrem Arbeitsplatz.
- Sie schreiben Mails und Vermerke an Ihrem eigenen Rechner, in Outlook, Word, DATEV oder im Browser? Genau dafür ist Sprachtaste gebaut.
Für mehrere Arbeitsplätze machen wir Ihnen ein eigenes Angebot, siehe Preise.
So testen Sie es in Ihrem Alltag
- Nehmen Sie die nächste Rückfrage an einen Mandanten als Test. Klicken
Sie in Outlook ins Antwortfeld, halten Sie
Strg + Leertasteund sprechen Sie. - Diktieren Sie nach dem nächsten Telefonat einen Aktenvermerk.
- Tragen Sie fünf Namen und Begriffe ein, die oft vorkommen.
- Vergleichen Sie nach einer Woche, wie viel Tipparbeit weggefallen ist.
14 Tage kostenlos und unverbindlich am eigenen Schreibtisch testen, in 2 Minuten startklar, ohne Kreditkarte. Sprachtaste jetzt herunterladen
Transparenz, Quellen und Stand
Diese Seite veröffentlicht Sprachtaste. Die Beispiele sind erfunden und zeigen den vorgesehenen Ablauf. Die Zeitangaben stammen aus einer eigenen Messung vom 21. Oktober 2026: echte E-Mails aus dem Arbeitsalltag, je einmal getippt und einmal mit Sprachtaste geschrieben, in wechselnder Reihenfolge, dazu das Sprechtempo beim Diktieren gegenüber 40 getippten Wörtern pro Minute. Die Tabelle rechnet mit viermal so schnell und 220 Arbeitstagen im Jahr. Für Ihren Alltag ist das ein Anhaltspunkt, kein Versprechen. DATEVasp, Remote Desktop und Terminalserver haben wir nicht geprüft. Angaben zu anderen Anbietern stammen von deren Websites, abgerufen am 20. Oktober 2026.
Produktangaben am 20. Oktober 2026 mit der aktuellen Version von Sprachtaste abgeglichen: Diktieren mit Erkennung des Programms, Formatbefehle und Vokabular.
Häufige Fragen
Wie viel schneller ist Sprechen als Tippen?
Wir haben es gemessen: echte E-Mails, einmal getippt und einmal mit Sprachtaste geschrieben, dazu das Sprechtempo beim Diktieren. Sprechen ist rund viermal so schnell wie Tippen. Eine Mail, für die Sie getippt zweieinhalb Minuten brauchen, ist mit Sprachtaste in unter einer Minute fertig. Bei einer Stunde Schreibarbeit am Tag sparen Sie fast vier Stunden pro Woche.
Wo finde ich AVV, TOM und die Liste der Unterauftragnehmer?
Alles steht öffentlich auf sprachtaste.de/avv/. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO regelt in § 6 die Verschwiegenheit nach § 203 StGB und nennt in § 7 die Unterauftragnehmer. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) stehen als Anlage darunter. Als PDF in Textform schicken wir Ihnen den Vertrag auf Anfrage.
Darf ich als Steuerberater Mandantendaten über eine Diktiersoftware verarbeiten?
§ 203 Abs. 3 StGB erlaubt Berufsgeheimnisträgern, Dienstleister einzubeziehen, wenn diese zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. § 62a StBerG verlangt dafür einen Vertrag in Textform. Der Auftragsverarbeitungsvertrag von Sprachtaste enthält diese Verpflichtung und gilt automatisch, als PDF schicken wir ihn Ihnen auf Anfrage. Ob das für Ihre Kanzlei genügt, entscheiden Sie selbst. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.
Funktioniert Sprachtaste mit DATEV und DATEVasp?
Sprachtaste schreibt in das Textfeld, in dem Ihr Cursor steht, in Outlook, Word, im Browser und auch in den DATEV-Programmen auf Ihrem Rechner. Eine eigene Schnittstelle zu DATEV braucht es dafür nicht. Remote Desktop und DATEVasp haben wir noch nicht geprüft. Arbeiten Sie so, testen wir das gern gemeinsam mit Ihnen.
Speichert Sprachtaste meine Diktate?
Nein. Unser Server in Deutschland leitet die Aufnahme nur weiter und protokolliert keine Inhalte. Mistral AI verarbeitet sie in der EU und speichert sie seit 19. Oktober 2026 nicht über die Erzeugung der Antwort hinaus. Nichts wird zum Training genutzt. Den Verlauf gibt es nur auf Ihrem Rechner.
Muss ich Satzzeichen mitsprechen?
Nein. Sie sprechen normal, Sprachtaste setzt Punkt und Komma selbst. In Outlook entsteht eine E-Mail mit Anrede und Gruß. Für eine Liste sagen Sie „Aufzählung“ und „nächster Punkt“.
Rechnet Sprachtaste Beträge nach oder prüft Fristen?
Nein. Sprachtaste schreibt auf, was Sie sagen, und bringt es in Form. Beträge, Fristen und Steuernummern prüfen Sie vor dem Versand selbst.