Diktierprogramm für Immobilienmakler, das Notizen und Mails schreibt

Vier Besichtigungen am Nachmittag, dazwischen Anrufe und neue Anfragen aus den Portalen. Um sechs sitzt du am Schreibtisch, und die Notizen stauen sich: Was war den Interessenten wichtig? Wem fehlen noch Unterlagen? Wer bekommt heute noch eine Nachfassmail?

Sprachtaste ist für genau diesen Moment gebaut. Du klickst ins Feld, drückst Strg + Leertaste (am Mac control + Leertaste) und sprichst, wie du redest. Sprachtaste setzt die Satzzeichen, lässt das „ähm“ weg und fügt den fertigen Text dort ein, wo dein Cursor steht, ob in Outlook, im Browser oder in deinem Makler-Programm.

Die Besichtigungsnotiz direkt nach dem Termin

Statt Stichpunkte später zu entziffern, klickst du nach dem Termin ins Notizfeld deines Makler-Programms und sprichst deine Eindrücke. Sprachtaste macht daraus eine aufgeräumte Notiz:

Notizen

Heute

Wohnung am Park

Projektideen

Termine

Heute, 10:30

Besichtigung Wohnung am Park. Den Interessenten ist vor allem der Balkon wichtig. Die Finanzierung ist noch nicht abgeschlossen, die Bestätigung wird für Freitag erwartet. Energieausweis und Grundriss noch senden, am Montag nachfassen.

Gesprochen: also Besichtigung Wohnung am Park, das Paar findet vor allem den Balkon wichtig, Finanzierung ist noch nicht final, Bestätigung soll Freitag kommen, ich muss noch Energieausweis und Grundriss schicken und Montag nachfassen

Sprachtaste hört bei der Besichtigung nicht mit. Du hältst nach dem Termin fest, was dir wichtig ist, in deinen eigenen Worten.

Die Nachfassmail zwischen zwei Terminen

Eine schnelle, persönliche Mail nach der Besichtigung macht Eindruck. Du klickst in Outlook ins Antwortfeld und sprichst einfach los, so wie es dir einfällt, auch mit einer Korrektur mittendrin:

Posteingang

StartSenden/EmpfangenAnsicht

Favoriten

Posteingang 3

Gesendet

Entwürfe 1

Archiv

Besichtigung Wohnung am Park

Claudia Schneider Heute, 09:12

Hallo Frau Hoffmann,

danke für die Besichtigung heute. Können Sie uns die Unterlagen zur Wohnung schicken? Und wir hätten noch Fragen zur Finanzierung.

Viele Grüße
Claudia Schneider

SH

Sabine Hoffmann

Antwort an Claudia Schneider

Sehr geehrte Frau Schneider,

vielen Dank für die Besichtigung heute. Den Grundriss und den Energieausweis sende ich Ihnen gleich mit. Die Nebenkostenabrechnung reiche ich nach, sobald ich sie von der Hausverwaltung habe.

Passt Ihnen ein kurzes Telefonat am Dienstag um 15 Uhr, um die Finanzierung zu besprechen?

Mit freundlichen Grüßen
Sabine Hoffmann

Senden

Gesprochen: ähm ja Frau Schneider, danke für die Besichtigung heute, den Grundriss und den Energieausweis schick ich Ihnen gleich mit, die Nebenkostenabrechnung kommt nach, sobald ich sie von der Hausverwaltung hab, und wegen der Finanzierung, passt Ihnen Montag um drei, nee, lieber Dienstag um drei für ein kurzes Telefonat

Sprachtaste erkennt, dass du eine E-Mail schreibst. Aus „Montag, nee, lieber Dienstag“ wird Dienstag, und aus dem Gesprochenen wird eine Mail mit Anrede, Absätzen und Gruß:

Links, was du gesagt hast, rechts, was in Outlook ankommt. Diese Gegenüberstellung siehst du, wenn du „Vor dem Einfügen prüfen“ einschaltest. Ab Werk fügt Sprachtaste die fertige Fassung direkt ein. Das Beispiel ist erfunden.

Kein „Komma“, kein „neuer Absatz“, keine Nacharbeit. Vor dem Senden prüfst du nur, ob die Anhänge wirklich dabei sind und der Termin stimmt. Wie das in Outlook im Einzelnen aussieht, zeigt unser Ratgeber zum Diktieren in Outlook.

Anfragen aus den Portalen beantwortest du genauso. Das Objekt ist noch frei, hier sind zwei Termine zur Besichtigung: Das sprichst du in einem Satz, und Sprachtaste schreibt in Outlook eine höfliche E-Mail daraus. Im Portal selbst bekommst du sauberen Text.

Den Exposé-Text aus Stichpunkten sprechen

Fotos, Energiewerte, Preis und Pflichtangaben gehören in deine Makler-Software. Beim Beschreibungstext hilft Sprachtaste. Du klickst ins Beschreibungsfeld und sprichst nur die Fakten, die du sicher weißt:

Dreizimmerwohnung, 82 Quadratmeter, zweiter Stock, Balkon nach Westen, Parkett im Wohnbereich, Bad 2021 erneuert, Kellerabteil vorhanden

Daraus wird ein sauberer Text. Willst du jedes Mal denselben Aufbau, legst du dir einmal eine eigene Vorlage an, zum Beispiel mit dem Hinweis, nur die genannten Fakten zu verwenden und nichts dazuzuerfinden. Der Text bleibt ein Entwurf: Quadratmeter, Baujahr und Ausstattung gleichst du mit den Objektunterlagen ab, ein Punkt, den auch das IVD Bildungsinstitut betont.

Straßennamen, Quartiere und Fachbegriffe einmal eintragen

Immobilientexte enthalten Wörter, die eine allgemeine Spracherkennung nicht kennt: Straßen- und Quartiersnamen, Bauträger und Hausverwaltungen, Begriffe rund um Energie und Förderung. Diese trägst du einmal im Vokabular von Sprachtaste ein. Danach schreibt die App sie so, wie du es willst. Adresse, Wohnfläche, Kaufpreis und Energiekennwerte prüfst du trotzdem kurz.

Am Schreibtisch oder direkt am Objekt?

Sprachtaste ist für den Schreibtisch gebaut, am Windows-PC und am Mac. Dort schreibst du Notizen, Mails und Exposé-Texte in jedes Programm. Willst du direkt am Objekt mit dem Smartphone Fotos, Daten und Diktat in einem Schritt erfassen, nimmst du dafür eine mobile Exposé-App. Viele Makler nutzen beides: unterwegs erfassen, am Schreibtisch schreiben.

Kundendaten bleiben in Europa

Notizen und Interessentenmails enthalten Namen, Telefonnummern und Finanzierungsdetails. Bei Sprachtaste geht die Aufnahme an unseren Server in Deutschland, der weder Aufnahmen noch Texte speichert. Die Spracherkennung übernimmt Mistral AI mit Sitz in Paris, die Daten bleiben standardmäßig in der EU. Deine Texte werden nicht zum Trainieren von KI verwendet. Alle Dienstleister stehen auf der Seite Dienstleister. Der Auftragsverarbeitungsvertrag gilt automatisch, du musst nichts unterschreiben.

Woran du jede Diktier-App prüfen kannst, steht in unserer Checkliste für Diktier-Apps. Wie sich Sprachtaste von anderen Apps unterscheidet, zeigt der Vergleich der Alternativen zu Wispr Flow.

So testest du es in deinem Alltag

1. Nimm nach deiner nächsten Besichtigung die Notiz als Test.
2. Klick ins Notizfeld, drück Strg + Leertaste und sprich deine Eindrücke.
3. Schreib die Nachfassmail an die Interessenten auf dieselbe Weise.
4. Probier es mit deinem eigenen Makler-Programm, etwa onOffice, FlowFact oder Propstack.
5. Vergleiche nach einer Woche, wie viel Tipparbeit weggefallen ist.

Sprachtaste läuft auf Windows und Mac.

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Transparenz, Quellen und Stand

Diese Seite veröffentlicht Sprachtaste. Die Beispiele sind erfunden und zeigen den vorgesehenen Ablauf. Sie sind keine Garantie für fehlerfreie Objektangaben. Die Zeitangaben stammen aus einer eigenen Messung vom 21. Oktober 2026: echte E-Mails aus dem Arbeitsalltag, je einmal getippt und einmal mit Sprachtaste geschrieben, in wechselnder Reihenfolge, dazu das Sprechtempo beim Diktieren gegenüber 40 getippten Wörtern pro Minute. Die Tabelle rechnet mit viermal so schnell und 220 Arbeitstagen im Jahr.

• IVD Bildungsinstitut: Wie funktioniert die Exposéerstellung mit KI?
• AIZ 2/2026: Vom Spielzeug zum Produktivitätswerkzeug, Seiten 41 und 42

Produktangaben zuletzt am 14. Oktober 2026 mit der aktuellen Version von Sprachtaste abgeglichen: Diktieren mit Erkennung des Programms, Vokabular und eigene Vorlagen.