Diktierprogramm für Immobilienmakler: 3 Workflows

Nach einer Besichtigung sind die Details noch frisch: Was war den Interessenten wichtig? Welche Unterlagen fehlen? Was wurde als nächster Schritt vereinbart? Genau dann entstehen drei Schreibaufgaben – die interne Notiz, die Nachfassmail und häufig ein erster Text für die Objektbeschreibung.

Sprachtaste ist für diesen Moment am Windows-PC oder Mac gedacht: Taste drücken, Zusammenfassung sprechen und den aufbereiteten Text in der aktiven Anwendung weiterverwenden. Die App ist kein Makler-CRM und kein Exposé-Generator. Sie verkürzt den Weg vom Gedanken zum Text.

Transparenz: Diese Seite wird von Sprachtaste veröffentlicht. Das Produkt befindet sich in privater Beta. Die Beispiele zeigen den vorgesehenen Workflow; sie sind kein Qualitätsvergleich und keine Garantie für fehlerfreie Objektangaben.

Passt Sprachtaste zu deinem Makleralltag?

Diese Abgrenzung ist wichtig. Eine spezialisierte Exposé-App kann Fotos aufnehmen, Objektfelder verwalten und ein PDF exportieren. Sprachtaste arbeitet dort, wo bereits ein Textfeld wartet – etwa im Browser, in einer Mail oder in einem Dokument.

Workflow 1: Besichtigungsnotiz diktieren

Statt lose Stichpunkte später zu entziffern, diktierst du direkt nach dem Termin deine eigene Zusammenfassung. Ein Rohdiktat könnte so klingen:

Also Besichtigung Wohnung am Park, das Paar findet vor allem den Balkon wichtig, Finanzierung ist noch nicht final, Bestätigung soll Freitag kommen. Ich muss noch den Energieausweis und den Grundriss schicken und dann Montag nachfassen.

Der Modus Aufnehmen und Verfeinern ist darauf ausgerichtet, Füllwörter, Wiederholungen und gesprochene Anläufe zu bereinigen. Eine mögliche redaktionelle Zielfassung lautet:

Die Interessenten bewerten insbesondere den Balkon positiv. Die Finanzierungsbestätigung wird für Freitag erwartet. Als nächste Schritte werden Energieausweis und Grundriss versendet; das Follow-up erfolgt am Montag.

Das ist eine interne Arbeitsnotiz, kein automatisch protokolliertes Kundengespräch. Sprachtaste hört nicht eigenständig bei der Besichtigung mit. Du formulierst nach dem Termin, was du selbst festhalten möchtest.

Vor dem Speichern prüfen

• Sind Interesse und Einwände korrekt wiedergegeben?
• Stimmen Wochentag und nächster Schritt?
• Wurden keine Zusagen ergänzt, die nicht gemacht wurden?
• Gehören personenbezogene Angaben überhaupt in diesen Test?

In der privaten Beta solltest du den Ablauf zunächst mit anonymisierten oder unkritischen Inhalten prüfen.

Workflow 2: Follow-up-Mail ohne leeres Textfeld

Eine schnelle, persönliche Mail nach der Besichtigung ist wertvoll – und trotzdem liegt zwischen zwei Terminen oft nur wenig Zeit. Im E-Mail-Modus sprichst du die Eckpunkte:

Schreib Frau Schneider eine freundliche Mail. Bedank dich für die Besichtigung heute. Im Anhang beziehungsweise separat bekommt sie den Grundriss und den Energieausweis. Frag bitte, ob Montag um 15 Uhr für ein kurzes Telefonat passt.

Sprachtaste soll daraus eine vollständige Mail mit Anrede, gegliedertem Inhalt und Abschluss erstellen. Vor dem Senden kontrollierst du insbesondere:

• Empfängername und Anrede
• tatsächlich beigefügte Unterlagen
• Datum und Uhrzeit
• Formulierung von Zusagen
• Absender und Signatur

Für den allgemeinen Ablauf gibt es einen eigenen Ratgeber zum Diktieren in Outlook. Der Unterschied zur reinen Spracheingabe: Der E-Mail-Modus soll nicht nur Wörter transkribieren, sondern aus den genannten Punkten eine versandfertige Struktur vorbereiten.

Workflow 3: Exposé-Text als Entwurf sprechen

Bei einer Objektbeschreibung ist der Rohtext nur ein Teil des Exposés. Fotos, Energieangaben, Flächen, Preis, Provision und weitere Felder gehören in die zuständige Makler- oder Exposé-Software. Sprachtaste kann beim Beschreibungstext helfen.

Ein eigener Modus lässt sich beispielsweise so ausrichten:

Formuliere aus den genannten Angaben einen sachlichen deutschen Objektbeschreibungstext. Verwende ausschließlich ausdrücklich genannte Fakten. Erfinde keine Ausstattung, Lagevorteile, Entfernungen oder Pflichtangaben. Markiere fehlende Angaben in eckigen Klammern. Vermeide unbelegte Superlative.

Danach diktierst du nur die vorhandenen Fakten:

Dreizimmerwohnung, 82 Quadratmeter, zweiter Stock, Balkon nach Westen, Parkett im Wohnbereich, Bad 2021 erneuert, Kellerabteil vorhanden.

Der erzeugte Text bleibt ein Entwurf. Quadratmeter, Modernisierungsjahr, Ausstattung und alle weiteren Angaben müssen mit den Objektunterlagen abgeglichen werden.

Das IVD Bildungsinstitut betont ebenfalls, dass KI-Texte von den bereitgestellten Objektdaten abhängen und branchenspezifische Details – etwa der Umgang mit der genauen Adresse – nicht gedankenlos einem allgemeinen KI-Vorschlag überlassen werden sollten.

Vokabular für Namen und Fachbegriffe

Immobilientexte enthalten Schreibweisen, die eine allgemeine Spracherkennung nicht zuverlässig kennen kann:

• Quartiers- und Straßennamen
• Bauträger, Hausverwaltungen und Projektbezeichnungen
• KfW- und Energiebegriffe
• firmeneigene Schreibweisen
• wiederkehrende Ausstattungsbezeichnungen

Solche Begriffe lassen sich im Sprachtaste-Vokabular hinterlegen. Das erhöht die Chance auf die gewünschte Schreibweise, ist aber keine Garantie. Gerade bei Adresse, Wohnfläche, Kaufpreis, Hausgeld und Energiekennwerten bleibt eine Sichtprüfung Pflicht.

Sprachtaste oder spezialisierte Exposé-App?

Die Antwort hängt vom Engpass ab.

Eine Exposé-App ist passender, wenn du:

• direkt am Objekt mit dem Smartphone arbeitest,
• Fotos und Objektdaten in einem Ablauf erfassen möchtest,
• Pflichtfelder strukturiert verwalten musst,
• Branding und PDF-Export benötigst,
• den kompletten Vermarktungsprozess in einem Werkzeug suchst.

Sprachtaste ist interessanter, wenn du:

• am Windows-PC oder Mac in mehreren Anwendungen schreibst,
• viele individuelle Mails und interne Notizen verfasst,
• vorhandene Texte markieren und direkt verfeinern möchtest,
• einen einheitlichen Hotkey statt verschiedener Diktierfunktionen suchst,
• eigene Textmodi und wiederkehrende Begriffe nutzen möchtest.

Die mobile Exposé App zeigt die andere Produktkategorie gut: Objektdaten, Fotos, Diktat und PDF gehören dort in einen geschlossenen Ablauf. Sprachtaste ersetzt diesen Prozess nicht.

Was Sprachtaste noch nicht kann

• keine iPhone- oder Android-App
• keine automatische CRM-Synchronisation
• keine Gesprächsaufzeichnung oder Meeting-Transkription
• keine Objekt- oder Pflichtfeldprüfung
• keine Fotobearbeitung
• kein Exposé-PDF oder Portalexport
• keine Garantie für korrekte Namen, Adressen, Zahlen oder Fakten

Die App-Kompatibilität wird in der privaten Beta weiter geprüft. Manche CRM- und Browserfelder behandeln Textauswahl und automatisches Einfügen anders. Teste deshalb genau das System, in dem du täglich arbeitest.

Datenschutz vor Tempo

CRM-Notizen und Interessentenmails können personenbezogene Daten enthalten. Ein Anbieter sollte deshalb nicht nur nach Geschwindigkeit ausgewählt werden. Prüfe Datenfluss, Aufbewahrung, Unterauftragsverarbeiter, Verarbeitungsregion und Vertragsunterlagen anhand unserer Datenschutz-Checkliste für Diktier-Apps.

Sprachtaste beansprucht auf dieser Seite keinen pauschalen DSGVO-Vorteil. Produktions- und Vertragsnachweise sind vor dem öffentlichen Launch noch nicht vollständig freigegeben. Für den ersten Betatest eignen sich anonymisierte Objekttexte und unkritische interne Notizen.

Ein sinnvoller Betatest in 15 Minuten

1. Öffne das Textfeld, in dem du später wirklich arbeiten willst.
2. Diktiere eine anonymisierte Besichtigungszusammenfassung.
3. Prüfe Einfügen, Struktur, Namen, Zahlen und nächste Schritte.
4. Markiere einen bestehenden Absatz und teste den Refinement-Modus.
5. Vergleiche die benötigte Zeit mit deinem bisherigen Ablauf.

Ob Sprache in deinem Ablauf wirklich Arbeit spart, prüfst du mit dem Ratgeber zum Diktieren statt Tippen. Er betrachtet Texterfassung und Nachbearbeitung gemeinsam.

Eine erste Vergleichsseite mit offengelegtem Testaufbau ist unser Praxistest zu Wispr Flow und passenden Alternativen.

Sprachtaste befindet sich in privater Beta für Windows und macOS. Beta-Zugang anfragen und den Workflow zunächst mit einem anonymisierten Beispiel im eigenen System testen.

Quellen

• IVD Bildungsinstitut: Wie funktioniert die Exposéerstellung mit KI?
• AIZ 2/2026: Vom Spielzeug zum Produktivitätswerkzeug, Seiten 41–42
• Exposé App: mobiler Komplettworkflow als Abgrenzung

Produktangaben zu Sprachtaste wurden am 23. Juli 2026 mit der aktuellen Modus-, Vokabular- und Auswahlimplementierung der privaten Beta abgeglichen.